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Se sei arrivato così lontano nella serie, ora hai gli elementi costitutivi di un sistema operativo da studio funzionante: uno scopo chiaro, obiettivi a lungo e breve termine, un sistema per catturare e risolvere i problemi e un ritmo trimestrale che mantiene il tuo team concentrato e responsabile. Questa settimana guardiamo al collante che tiene insieme tutto questo: i vostri incontri. La maggior parte delle persone geme ogni volta che parlo di riunioni, e capisco perfettamente perché
. Troppe riunioni di gestione si trasformano in infiniti aggiornamenti di stato che avrebbero potuto essere un’e-mail e discussioni che girano in tondo, lasciando ai partecipanti la sensazione generale che un’ora sia semplicemente scomparsa senza che nulla venisse effettivamente deciso. La buona notizia è che le tue riunioni non devono essere così
. Specificando la struttura delle nostre riunioni, possiamo assicurarci di includere le parti che guidano i progressi e il processo decisionale e ridurre al minimo le parti che finiscono per far deragliare la riunione e sprecare il tempo di tutti. Tre incontri per gestire il tuo studio Nel mio lavoro con gli studi, sostengo tre tipi di riunioni di gestione, ognuna operante con una cadenza diversa e con uno scopo diverso. La riunione annuale è il punto in cui ingrandisci fino in fondo
. Riesamini onestamente l’anno scorso, tutti i risultati, le mancanze e gli apprendimenti e li usi per informare la tua pianificazione per l’anno a venire. Stabilisci i tuoi obiettivi annuali, rivedi il tuo BHAG, discuti di eventuali sfide importanti che potresti affrontare e ne esci con le tue rocce già definite per il primo trimestre. Questo richiede un’intera giornata e garantisce di aver posto le basi per l’intero anno. La riunione trimestrale è una versione più concisa della stessa riunione
. Esamini le pietre del trimestre appena concluso, fai il punto su cosa significa per i tuoi obiettivi annuali e stabilisci le pietre per i prossimi 90 giorni. Con un po' di pratica, puoi farlo in mezza giornata. L’incontro settimanale è il luogo in cui i tuoi obiettivi dovrebbero tradursi in trazione. Questa è la riunione che il tuo team avrà più spesso ed è quella che più probabilmente andrà fuori dai binari senza un ordine del giorno chiaro. Quindi diamo un’occhiata a quell' agenda in dettaglio
. La riunione settimanale: un’agenda di 60 minuti I tre obiettivi della riunione settimanale sono assicurarsi che il tuo team sia completamente allineato su dove stanno le cose, far emergere ciò che è più urgente in questo momento e lasciare il team con chiari passaggi successivi. Ogni elemento dell’agenda serve a uno di questi tre scopi. Check-in: 5 minuti Inizia sistemandoti. Prima di ogni altra cosa, tutti condividono due buone notizie della scorsa settimana: una professionale, una personale
Il punto è partire da un punto di positività, portare le persone nella stanza mentalmente e dare al team una breve finestra sulla vita dell’altro, che è essenziale per costruire la fiducia. Detto questo, non vogliamo che questo diventi un evento sociale, quindi sii breve e continua a muoverti. Controllo delle cose da fare: 5 minuti Successivamente, guarda le cose da fare della scorsa settimana. Avevano finito? Un rapido passaggio attraverso l’elenco è sufficiente
. Il punto non è interrogare nessuno, ma mantenere la responsabilità di base che rende le cose da fare significative in primo luogo. In media, vuoi che circa l’80% delle cose da fare della scorsa settimana venga fatto per preservare lo slancio. Se qualcosa non è stato fatto, o viene portato avanti o viene depriorizzato. In entrambi i casi, decidi consapevolmente piuttosto che lasciarlo scomparire in silenzio. Controllo dello stato della roccia: 5 minuti Un breve controllo sullo stato di ogni roccia è successivo